ELO E-Mail-Archivierung...
... die Langzeitaufbewahrung von E-Mails an einem zentralen Ort, an dem sie sicher und gemäß gesetzlichen Vorgaben abgelegt sowie jederzeit blitzschnell auffindbar sind.
Die ELO ECM-Suite bietet die besten Voraussetzungen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD. Aber auch den Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO werden Sie mit ELO gerecht, zum Beispiel durch individuelle Berechtigungskonzepte, Protokollierung und Zugriffskontrollen.
- Integriertes E-Mail Management System mit angebundenem ECM-System
- Serverbasierte Archivierung von Benutzerpostfächern, Shared Mailboxes, Public Folders und Journal
- Clientseitige Anbindung an Microsoft Outlook
- Schnelle und leistungsstarke Suche über das gesamte Repository
- Rechtskonforme Archivierung der E-Mails
- Verarbeitungslogik für Informationen in Prozessen über Vorgangsbezug oder nach individuellen Anforderungen
Clientbasierte oder Serverbasierte E-Mail-Archivierung
Clienbasiert
manuelle Archivierung
- Hohes Maß an Flexibilität
- ABER: Qualität kann von Benutzer zu Benutzer variieren
Serverbasiert
automatische Archivierung
- Weniger flexibel
- Mails von jedem Benutzer werden konsistent archiviert
Vorteile einer automatisierten E-Mail-Archivierung direkt vom Exchange-Server mit Elo-XC
- Intelligent klassifiziert und automatisiert
- ELO Workflow Lösungen ermöglichen einwandfreie Protokollierung von Prozessschritten
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GoBD und EU-DSGVO)
- E-Mails automatisch archivieren
- Volltext-Suche innerhalb von archivierten E-Mails und (gezippten) Anhängen
- Frei konfigurierbare Verarbeitungslogik
- Archivierung von Anhängen im Originalformat
- Vergabe von Metadaten ermöglicht Filter- und Sortierfunktion in den Suchergebnissen
- Möglichkeit (temporär) Zugriff auf Postfach zu gewähren
- Redundanzfreie Ablage
- Prozessrelevant klassifizieren
- automatische Rechtevererbung
- Schnelle Suche
- Zentrale Installation
- Anbindung an Active Directory und Azure AD
- Ablage aller E-Mails zentral im ELO Repository
- Mehr Effizienz durch schnelle Informationsverfügbarkeit
- Vollständige Integration der E-Mails in die Geschäftsprozesse
optimierte Prozesse und
Ordnung im Postfach
ELO XC E-Mail-Archivierung
Folgende Ordner stehen Ihnen zur Verfügung,
dabei ist die Reihenfolge frei wählbar:
- Postfach / Mitarbeiter
- Jahr oder Monat
- Empfangen / Gesendet
- Domain Geschäftspartner
- Kontakt Geschäftspartner
Beispiel einer Ablage-Struktur
Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung!
